المواعيد النهائية لتقديم نموذج W-2 للجهة العمل: متى يجب على الوظائف إرسال نماذج W-2؟

كل موسم ضرائب، يواجه الموظفون مهمة حاسمة في جمع الوثائق لتقديم إقراراتهم في الوقت المحدد. أحد أهم المستندات التي تحتاجها هو نموذج W-2 من صاحب العمل الخاص بك. إذا غيرت وظيفتك خلال السنة الضريبية، فإن صاحب العمل السابق ملزم قانونيًا بتوفير هذا المستند الضريبي الأساسي، بغض النظر عن الظروف المحيطة بمغادرتك. لكن متى يجب على أصحاب العمل إرسال هذه النماذج بالضبط، وما هي العواقب التي يواجهونها إذا فشلوا في الوفاء بالتزاماتهم؟

فهم نموذج W-2: ما الذي يجب على أصحاب العمل الإبلاغ عنه

قبل الخوض في المواعيد النهائية، من المهم فهم ما يمثله نموذج W-2 فعليًا. النموذج W-2، المعروف رسميًا باسم بيان الأجور والضرائب، هو المستند الرئيسي الذي يستخدمه أصحاب العمل لتوثيق معلومات الأجور والرواتب لموظفيهم على مدار العام. يُطلب من أصحاب العمل تقديم نسخ لكل من الموظفين الفرديين وإرسال نسخة مباشرة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS).

يحتوي نموذج W-2 على عدة أقسام حاسمة تشكل أساس تقديم الضرائب بشكل صحيح:

تفاصيل التعويض. يسجل قسم الأرباح إجمالي الأجور، والإكراميات، والتعويضات الأخرى التي تلقيتها خلال السنة الضريبية.

خصم ضريبة الدخل الفيدرالية. يُظهر هذا الجزء مجموع الضرائب الفيدرالية على الدخل التي خصمها صاحب العمل من رواتبك استنادًا إلى خيارات الحجب الخاصة بك.

مساهمات الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية. يوثق هذا الجزء مساهماتك في الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية، وهي ضرورية لتحديد أهليتك للمزايا في المستقبل.

معلومات الضرائب على الولاية والمحلية. للذين يعملون في ولايات أو مناطق ذات ضرائب على الدخل، يعرض W-2 المبالغ المخصومة للأغراض الحكومية والمحلية.

خصومات التقاعد والمزايا. قد تظهر أقسام إضافية مساهمات خطة التقاعد، وأقساط التأمين الصحي المخصومة من خلال ترتيبات تقليل الراتب قبل الضرائب، ومزايا أخرى تقدمها جهة العمل.

المعلومات الدقيقة في نموذج W-2 ضرورية تمامًا لتقديم إقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية وضرائب الولاية بشكل صحيح. أي اختلافات بين دخلك المبلغ عنه وبيانات W-2 ستثير تدقيق IRS وربما اتصالات متابعة.

الموعد النهائي في 31 يناير: متى يجب على أصحاب العمل إرسال نماذج W-2

حددت مصلحة الضرائب الأمريكية متطلبًا قانونيًا واضحًا: يجب على أصحاب العمل توزيع نماذج W-2 لجميع الموظفين الحاليين والسابقين بحلول 31 يناير من العام التالي. إذا وقع هذا التاريخ في عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية، يتم تمديد الموعد تلقائيًا إلى يوم العمل التالي. يمنح هذا التوقيت الموظفين فرصة كافية للتحضير وتقديم إقراراتهم الضريبية قبل موعد تقديم الإقرار في 15 أبريل.

ينطبق هذا الموعد النهائي بشكل موحد على جميع أصحاب العمل، بغض النظر عن حجم الشركة أو القطاع. رائد أعمال مستقل لديه موظف واحد وشركة متعددة الجنسيات توظف آلاف العمال يخضعان لنفس متطلبات التقديم. يضمن التاريخ الموحد أن يكون لدى الموظفين حوالي شهرين ونصف لتحصيل وثائقهم وتقديم إقراراتهم إلى IRS.

كيفية استرجاع نموذج W-2 من صاحب عمل سابق

إذا كنت في أوائل فبراير وما زلت تنتظر W-2 الخاص بك، فمن المعقول أن تمنح نفسك وقتًا إضافيًا، حيث يمكن أن تتجاوز مدة التسليم بالبريد تاريخ الطابع البريدي. ومع ذلك، إذا مر التاريخ الآن بعد 31 يناير وما زلت لم تتلق النموذج، فعليك اتخاذ إجراء. إليك خياراتك:

الاتصال بقسم الرواتب في صاحب العمل السابق. تواصل مباشرة مع الموارد البشرية أو قسم الرواتب، حيث يتولى هؤلاء إصدار W-2. اطلب منهم إرسال النموذج إلى عنوانك الحالي أو بريدك الإلكتروني، واطلب تقديرًا لموعد التسليم. إذا كنت قد انتقلت منذ ترك الوظيفة، فقد يكون النموذج أُرسل إلى عنوان قديم—تأكيد معلومات الاتصال الحالية يمكن أن يحل المشكلة بسرعة.

الوصول إلى W-2 عبر بوابة إلكترونية. توفر العديد من الشركات الحديثة الآن وصولًا إلكترونيًا إلى مستندات W-2 من خلال منصات آمنة عبر الإنترنت. إذا كان صاحب العمل السابق يوفر هذه الخدمة، قم بتسجيل الدخول إلى حسابك وتحميل النموذج مباشرة. غالبًا ما يكون هذا أسرع وسيلة للوصول إلى المستند الذي تحتاجه.

طلب مساعدة من IRS. إذا رفض صاحب العمل السابق إرسال W-2 رغم الطلبات المتكررة، يمكن لمصلحة الضرائب التدخل نيابة عنك. اتصل على الرقم 1-800-829-1040 وقدم معلوماتك الشخصية (الاسم، العنوان، رقم الضمان الاجتماعي، رقم الهاتف)، وتفاصيل الاتصال بصاحب العمل، وتواريخ عملك، وتقديرًا للأرباح استنادًا إلى قسيمة الراتب النهائية. ستتواصل IRS مع صاحب العمل السابق للمطالبة بالنموذج المفقود.

تقديم إقرارك بدون W-2. إذا كنت تقترب من موعد 15 أبريل ولم تحصل على المستند المطلوب، لديك خياران:

أولاً، يمكنك طلب تمديد تقديم باستخدام النموذج 4868. يمنحك هذا ستة أشهر إضافية لتقديم الإقرار. تذكر أن التمديد يؤجل فقط موعد التقديم، وليس موعد الدفع. ستحتاج إلى تقدير ودفع الضرائب المستحقة بحلول 15 أبريل، ثم تقديم إقرارك الكامل لاحقًا بمجرد حصولك على معلومات W-2. بعد الموافقة على التمديد، يمكنك طلب نسخة من بيان الأجور والدخل من خلال إنشاء حساب عبر الإنترنت على موقع IRS. يعكس هذا البيان المعلومات التي أبلغ عنها صاحب العمل IRS نيابة عنك، على الرغم من أن التسليم عادةً ما يكون في يونيو أو يوليو.

أو يمكنك تقديم الإقرار فورًا باستخدام النموذج 4852، الذي يعمل كبديل لنموذج W-2. يسمح لك هذا النموذج بتقدير دخلك وخصوماتك بأكبر قدر ممكن من الدقة استنادًا إلى قسائم الراتب المتاحة. كن على علم أنه إذا اختلفت بيانات W-2 الفعلية بشكل كبير عن تقديراتك، فستحتاج إلى تقديم إقرار معدل لاحقًا. في الحالات الضريبية المعقدة، يمكن أن يساعدك العمل مع محترف ضرائب لضمان تقديم إقرار دقيق وتقليل المخاطر المحتملة.

ماذا يحدث عندما يتخلف أصحاب العمل عن موعد W-2: العقوبات والتبعات

تأخذ IRS التزامات تقديم W-2 على محمل الجد وتفرض غرامات كبيرة على أصحاب العمل الذين يفشلون في الالتزام بموعد 31 يناير أو الذين يتخلون عن تقديم المستندات المطلوبة للموظفين. هيكل العقوبات يتدرج بناءً على مدى تأخير تقديم النماذج:

التأخيرات المبكرة (حتى 30 يومًا بعد الموعد النهائي). تتكبد النماذج المقدمة خلال 30 يومًا من الموعد النهائي غرامة قدرها 60 دولارًا لكل نموذج.

التأخيرات الممتدة (من 31 إلى 60 يومًا بعد الموعد النهائي). تواجه النماذج المقدمة بعد 31 يومًا وحتى 60 يومًا غرامة قدرها 120 دولارًا لكل نموذج.

التأخيرات الكبيرة (أكثر من 60 يومًا بعد الموعد أو عدم التقديم). النماذج المقدمة بعد 1 أغسطس أو التي لم تُقدم على الإطلاق تتعرض لغرامة قدرها 310 دولارات لكل نموذج.

التجاهل المتعمد. عندما يتجاهل صاحب العمل بشكل متعمد تقديم النماذج، ترتفع الغرامة إلى 630 دولارًا لكل نموذج.

حساب الغرامة مهم جدًا للفهم: IRS يحسب كل نسخة بشكل منفصل. على كل موظف، يجب على الشركات تقديم نموذج واحد للفرد وتقديم نسخة أخرى إلى IRS. شركة بها 10 موظفين تقدم W-2 بعد 1 أغسطس قد تواجه 20 حالة غرامة منفصلة (نموذج لكل موظف مضروبًا في نسختين)، مما يكلف الشركة 6200 دولار فقط في الغرامات. إضافة إلى فوائد IRS القياسية، يمكن أن يزيد هذا الالتزام بشكل كبير.

خذ مثالاً عمليًا: شركة صغيرة بها 15 موظفًا تقدم W-2 في سبتمبر، ستدين بـ 310 دولارات × 30 نموذجًا (15 موظفًا × نسختين لكل واحد)، أي ما يعادل 9300 دولار في الغرامات قبل الفوائد. هذا العاقبة المالية الكبيرة تفسر لماذا يجب على أصحاب العمل أن يبدؤوا في إعداد W-2 قبل الموعد النهائي في 31 يناير بكثير.

بالنسبة لأصحاب العمل الذين يواجهون مشكلات متكررة في الامتثال، قد تتصاعد إجراءات التنفيذ من قبل IRS إلى ما هو أبعد من الغرامات المالية، بما في ذلك تدقيقات الأعمال أو مراقبة الامتثال. الدرس واضح: لدى أصحاب العمل حافز مالي قوي للوفاء بالتزامات تقديم W-2 في الوقت المحدد، ويمكن للموظفين الذين لا يتلقون W-2 في الوقت أن يطلبوا مساعدة IRS لضمان عدم تعرضهم لعقوبات بسبب عدم التزام صاحب العمل.