Comprendre les échéances du formulaire W-2 : Quand les W-2 sont-ils envoyés et que se passe-t-il si votre employeur retarde

La saison fiscale entraîne de nombreuses obligations pour les employeurs comme pour les employés, et l’un des documents les plus essentiels dont vous aurez besoin est votre formulaire W-2. Si vous avez changé d’emploi au cours de l’année fiscale, votre ancien employeur reste responsable de la remise de cette déclaration de revenus. Mais quand les W-2 sont-ils envoyés, et quelles sont les conséquences pour les employeurs en cas de retard ou d’oubli ?

La date limite légale : quand les W-2 sont-ils envoyés ?

La loi fédérale fixe une date limite ferme au 31 janvier pour que les employeurs envoient les formulaires W-2 à tous les employés actuels et anciens. Si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est automatiquement repoussée au jour ouvrable suivant. Pour l’année fiscale 2023, cela signifiait que tous les W-2 devaient être envoyés par courrier ou transmis électroniquement avant le 31 janvier 2024.

Ce calendrier donne aux employés environ 2,5 mois pour rassembler la documentation et préparer leur déclaration fiscale avant la date limite du 15 avril. Lorsque les employeurs respectent ce délai, les travailleurs disposent de suffisamment de temps pour préparer leurs obligations fiscales annuelles.

Décryptage du formulaire W-2 : quelles informations contient-il ?

Le W-2 (officiellement Formulaire W-2, Déclaration de salaire et d’impôts) sert de document officiel que les employeurs soumettent à la fois aux employés et à l’IRS, détaillant la rémunération et les retenues d’impôt.

Les éléments principaux comprennent :

• Rémunération totale : Salaires, pourboires et autres gains perçus durant l’année civile
• Impôt fédéral sur le revenu retenu : La somme totale de l’impôt fédéral sur le revenu que votre employeur a déduit de vos paies en fonction de vos déclarations W-4
• Cotisations à la Sécurité Sociale et à Medicare : Montants de la taxe sur la paie finançant vos futurs droits à la Sécurité Sociale et Medicare
• Retenues d’impôts locaux et d’État : Le cas échéant, montants retenus pour l’impôt sur le revenu d’État et local
• Avantages et déductions supplémentaires : Contributions à un plan de retraite, primes d’assurance santé financées par des déductions avant impôt, et autres avantages sociaux éligibles

L’exactitude de ce formulaire influence directement votre déclaration fiscale. Toute divergence entre vos revenus déclarés et les informations du W-2 entraînera une correspondance avec l’IRS et d’éventuelles complications.

Que faire si vous n’avez pas reçu votre W-2 ?

Pour les déclarants de 2024, la date limite du 31 janvier est déjà passée. Si votre W-2 n’est pas encore arrivé, suivez ces étapes successives :

Étape 1 : Contactez le service de paie de votre ancien employeur

Contactez directement les ressources humaines ou le service de paie — ils sont responsables de l’émission des W-2. Confirmez votre adresse postale ou votre email actuel, car les formulaires envoyés à une adresse obsolète ne seront pas livrés. Demandez une date de livraison estimée du document.

Étape 2 : Vérifiez l’accès électronique

De nombreux employeurs proposent désormais les W-2 via des portails en ligne sécurisés. Si cette option est disponible, connectez-vous avec vos identifiants pour télécharger immédiatement votre formulaire.

Étape 3 : Faites appel à l’IRS

Après avoir épuisé les contacts directs avec votre ancien employeur, appelez l’IRS au 1-800-829-1040. Préparez-vous à fournir :

• Votre nom, adresse, numéro de Sécurité Sociale et coordonnées
• Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre ancien employeur
• Vos dates d’emploi et vos revenus estimés à partir de votre dernier bulletin de salaire

L’IRS contactera alors votre ancien employeur pour exiger le formulaire manquant.

Étape 4 : Déposez votre déclaration sans le W-2 manquant (si nécessaire)

Si la date limite du 15 avril approche sans réception de votre W-2 :

Option A—Demander une extension : Déposez le formulaire 4868 pour bénéficier de six mois supplémentaires pour soumettre votre déclaration. Cependant, cette extension ne reporte pas l’obligation de payer l’impôt dû. Calculez votre impôt estimé à partir de vos bulletins de salaire et payez cette somme avant le 15 avril. Une fois que vous avez plus de temps, demandez une transcription de vos salaires et revenus via votre compte en ligne de l’IRS, qui arrive généralement en 6-8 semaines.

Option B—Déposer avec le formulaire 4852 : Ce formulaire de substitution vous permet d’estimer vos revenus et retenues aussi précisément que possible. Sachez qu’une différence importante entre vos estimations et le W-2 réel nécessitera une déclaration rectificative ultérieure.

Envisagez de faire appel à un professionnel de la fiscalité pour garantir conformité et précision si vous effectuez cette démarche seul, en cas d’incertitude.

Sanctions pour les employeurs en cas de retard ou d’oubli de dépôt des W-2

L’IRS applique des pénalités strictes pour assurer la conformité des employeurs. Lorsqu’un employeur ne fournit pas les W-2 dans les délais ou omet de les déposer, des pénalités s’accumulent par formulaire — un pour l’IRS et un pour chaque employé.

Structure des pénalités en 2024 :

• Jusqu’à 30 jours de retard : $60 par formulaire
• De 31 jours jusqu’au 1er août : $120 par formulaire
• Après le 1er août ou non déposé : $310 par formulaire
• Discrétion délibérée : $630 par formulaire

Ces pénalités s’accumulent. Une entreprise avec 10 employés déposant ses W-2 en septembre pourrait se voir infliger $310 par formulaire × 2 (IRS + copie pour l’employé), soit un total de $6 200 en pénalités, sans compter les intérêts qui augmentent encore la facture finale.

Ce système crée une forte incitation financière pour les employeurs à respecter leur obligation du 31 janvier, et l’absence de plafonds de pénalités signifie que les violations peuvent coûter cher.

Pourquoi la réception en temps voulu de votre W-2 est cruciale pour votre déclaration

Recevoir votre W-2 avant le 31 janvier évite toute incertitude dans la déclaration et empêche les complications liées à la déclaration sur la base de revenus estimés. Lorsque votre W-2 arrive rapidement, vous pouvez remplir avec précision vos déclarations fédérales et d’État et respecter la date du 15 avril sans recours à des extensions ou formulaires de substitution.

Pour les employés ayant changé d’employeur en cours d’année ou ayant travaillé dans plusieurs postes, la coordination de plusieurs W-2 devient essentielle pour une déclaration complète et précise. La prise de contact proactive avec l’employeur et la connaissance de vos alternatives garantissent que l’absence de W-2 ne vous empêchera pas de déposer votre déclaration dans les délais.