Hạn chót nộp mẫu W-2 của nhà tuyển dụng: Khi nào các công việc phải gửi mẫu W-2?

Mỗi mùa thuế, nhân viên phải đối mặt với nhiệm vụ quan trọng là thu thập các tài liệu cần thiết để nộp hồ sơ đúng hạn. Một trong những tài liệu quan trọng nhất bạn cần là mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng của mình. Nếu bạn thay đổi công việc trong năm thuế, nhà tuyển dụng cũ của bạn có nghĩa vụ pháp lý cung cấp tài liệu thuế thiết yếu này, bất kể hoàn cảnh rời khỏi công ty như thế nào. Nhưng chính xác khi nào nhà tuyển dụng phải gửi các mẫu này, và họ sẽ đối mặt với hậu quả gì nếu không đáp ứng nghĩa vụ của mình?

Hiểu về Mẫu W-2: Những gì Nhà tuyển dụng Phải Báo cáo

Trước khi đi vào các hạn chót, điều quan trọng là phải hiểu mẫu W-2 thực sự đại diện cho điều gì. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế Thu nhập, là tài liệu chính mà nhà tuyển dụng sử dụng để ghi lại thông tin về lương và tiền lương của nhân viên trong suốt năm. Nhà tuyển dụng bắt buộc phải gửi bản sao cho từng nhân viên và gửi trực tiếp cho IRS.

Mẫu W-2 chứa nhiều phần quan trọng tạo nền tảng cho việc khai thuế chính xác:

Chi tiết tiền lương. Phần này ghi nhận tổng số tiền lương, tiền thưởng, và các khoản thù lao khác bạn nhận được trong năm thuế.

Thuế Thu nhập liên bang đã khấu trừ. Phần này thể hiện tổng số thuế thu nhập liên bang mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương của bạn dựa trên các lựa chọn khấu trừ của bạn.

Đóng góp An sinh xã hội và Medicare. Phần này ghi lại các khoản đóng góp của bạn cho An sinh xã hội và Medicare, điều này rất quan trọng để xác định quyền lợi trong tương lai của bạn.

Thông tin Thuế của bang và địa phương. Đối với những người làm việc tại các bang hoặc địa phương có thuế thu nhập, mẫu W-2 hiển thị số tiền đã khấu trừ cho mục đích bang và địa phương.

Khấu trừ Quỹ hưu trí và các lợi ích khác. Các phần bổ sung có thể thể hiện các khoản đóng góp vào quỹ hưu trí, phí bảo hiểm y tế trừ qua các khoản giảm lương trước thuế, và các lợi ích do nhà tuyển dụng cung cấp.

Thông tin chính xác trong mẫu W-2 là cực kỳ cần thiết để khai thuế liên bang và bang đúng cách. Bất kỳ sai lệch nào giữa thu nhập bạn khai báo và dữ liệu trong W-2 đều có thể khiến IRS xem xét kỹ lưỡng và gửi các thông báo theo dõi.

Hạn chót ngày 31 tháng 1: Khi nào Nhà tuyển dụng Phải Gửi W-2

IRS đã thiết lập một yêu cầu pháp lý rõ ràng: nhà tuyển dụng phải phân phát mẫu W-2 cho tất cả nhân viên hiện tại và cựu nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót này tự động được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo. Thời gian này đủ để nhân viên chuẩn bị và nộp hồ sơ thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Hạn chót này áp dụng đồng đều cho tất cả các nhà tuyển dụng, bất kể quy mô hay ngành nghề. Một doanh nhân độc lập có một nhân viên và một tập đoàn đa quốc gia với hàng nghìn nhân viên đều phải tuân thủ yêu cầu nộp hồ sơ giống nhau. Ngày chuẩn hóa này đảm bảo nhân viên có khoảng 2,5 tháng để thu thập tài liệu và nộp hồ sơ với IRS.

Cách lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ

Nếu bạn đang trong đầu tháng 2 và vẫn chưa nhận được W-2, hợp lý là nên chờ thêm một chút vì việc gửi thư có thể kéo dài hơn ngày đóng dấu bưu điện. Tuy nhiên, nếu đã qua ngày 31 tháng 1 và bạn vẫn chưa nhận được mẫu, bạn nên hành động. Dưới đây là các lựa chọn của bạn:

Liên hệ bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ. Trực tiếp liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương, vì đây là nơi xử lý phát hành W-2. Yêu cầu họ gửi mẫu của bạn đến địa chỉ hoặc email hiện tại của bạn, và hỏi thời gian dự kiến giao hàng. Nếu bạn đã chuyển nơi ở sau khi rời khỏi công việc, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ—xác nhận thông tin liên lạc hiện tại của bạn có thể giải quyết nhanh vấn đề này.

Truy cập W-2 qua cổng trực tuyến. Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp truy cập điện tử vào các tài liệu W-2 qua các nền tảng trực tuyến an toàn. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, đăng nhập vào tài khoản của bạn và tải xuống mẫu trực tiếp. Thường thì đây là cách nhanh nhất để có được tài liệu bạn cần.

Yêu cầu IRS hỗ trợ. Nếu nhà tuyển dụng cũ từ chối gửi W-2 của bạn dù đã nhiều lần yêu cầu, IRS có thể can thiệp thay mặt bạn. Gọi số 1-800-829-1040 và cung cấp thông tin cá nhân của bạn (tên, địa chỉ, số An sinh xã hội, số điện thoại), thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng, ngày làm việc, và ước tính thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sau đó sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ để yêu cầu mẫu thiếu.

Nộp hồ sơ thuế mà không có W-2. Nếu sắp đến hạn nộp ngày 15 tháng 4 mà chưa có tài liệu cần thiết, bạn có hai lựa chọn:

• Đầu tiên, bạn có thể xin gia hạn nộp hồ sơ bằng mẫu 4868. Điều này cho phép bạn thêm sáu tháng để nộp hồ sơ. Lưu ý rằng gia hạn chỉ trì hoãn việc nộp hồ sơ, không gia hạn thời hạn thanh toán thuế. Bạn cần ước tính và thanh toán số thuế phải nộp trước ngày 15 tháng 4, rồi nộp hồ sơ đầy đủ sau khi có W-2. Sau khi được gia hạn, bạn có thể yêu cầu Bản sao Chứng từ Thu nhập và Tiền lương từ IRS bằng cách tạo tài khoản trực tuyến. Bản sao này phản ánh thông tin mà nhà tuyển dụng đã báo cáo cho IRS thay mặt bạn, mặc dù việc gửi có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7.

• Hoặc, bạn có thể nộp ngay bằng mẫu 4852, là bản thay thế cho W-2. Mẫu này cho phép bạn ước tính thu nhập và khấu trừ của mình càng chính xác càng tốt dựa trên các phiếu lương có sẵn. Lưu ý rằng nếu W-2 thực tế của bạn khác biệt đáng kể so với ước tính, bạn sẽ cần nộp hồ sơ sửa đổi sau này. Trong các tình huống thuế phức tạp, làm việc với chuyên gia thuế có thể giúp bạn nộp đúng và giảm thiểu rắc rối.

Hậu quả khi nhà tuyển dụng trễ hạn gửi W-2: Phạt và hậu quả

IRS coi việc nộp W-2 đúng hạn rất nghiêm túc và áp dụng các khoản phạt đáng kể đối với nhà tuyển dụng không đáp ứng hạn chót ngày 31 tháng 1 hoặc không cung cấp tài liệu cần thiết cho nhân viên. Cấu trúc phạt được phân theo mức độ trễ:

Trễ trong vòng 30 ngày đầu (từ 1 đến 30 ngày sau hạn chót). Phạt 60 USD cho mỗi mẫu bị trễ.

Trễ từ 31 đến 60 ngày. Phạt 120 USD cho mỗi mẫu.

Trễ quá 60 ngày hoặc không nộp. Phạt 310 USD cho mỗi mẫu, bắt đầu từ ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp.

Phạm tội cố ý bỏ qua nghĩa vụ nộp hồ sơ. Phạt có thể lên tới 630 USD cho mỗi mẫu.

Điều quan trọng cần hiểu là IRS tính phí dựa trên từng bản sao riêng biệt. Với mỗi nhân viên, nhà tuyển dụng phải cung cấp một mẫu cho cá nhân và nộp một bản cho IRS. Một công ty có 10 nhân viên nộp W-2 sau ngày 1 tháng 8 có thể phải đối mặt với 20 khoản phạt riêng (một mẫu cho mỗi nhân viên nhân đôi), với tổng số tiền phạt lên tới 6.200 USD chưa tính lãi suất. Thêm vào đó, các khoản lãi suất tiêu chuẩn của IRS có thể làm tăng nghĩa vụ này đáng kể.

Ví dụ thực tế: một doanh nghiệp nhỏ có 15 nhân viên nộp W-2 vào tháng 9 sẽ phải trả 310 USD × 30 mẫu (15 nhân viên × 2 bản mỗi người), tổng cộng 9.300 USD tiền phạt trước lãi suất. Hậu quả tài chính này giải thích tại sao các nhà tuyển dụng cần ưu tiên chuẩn bị W-2 từ trước hạn chót ngày 31 tháng 1.

Đối với các nhà tuyển dụng gặp vấn đề tuân thủ lặp lại, IRS có thể tăng cường các biện pháp thực thi ngoài các khoản phạt tiền, bao gồm kiểm tra doanh nghiệp hoặc giám sát tuân thủ. Điều cần nhớ rõ ràng là: các nhà tuyển dụng có động lực tài chính mạnh mẽ để đáp ứng nghĩa vụ nộp W-2 đúng hạn, và nhân viên không nhận được W-2 đúng hạn có thể yêu cầu IRS can thiệp để đảm bảo họ không bị phạt vì sự không tuân thủ của nhà tuyển dụng.