了解企業義務：雇主何時必須發放W-2表格以及後果是什麼？

W-2 發放的強制時程

每年，公司都必須遵守嚴格的截止期限來提供薪資文件。雇主依法必須在稅務年度結束後的1月31日前準備並寄出W-2表格。例如，如果你在2023年工作，你的雇主必須在2024年1月31日前發出你的W-2。如果這個日期碰巧是週末或假日，則截止日會延後到下一個工作日。這個規定的時程存在，是為了讓員工有足夠的時間整理稅務資料並在4月15日的申報截止日前完成報稅。

W-2包含哪些資訊？

W-2表格，正式名稱為工資與稅款報表，是雇主正式記錄員工薪資與稅款扣繳的文件。這份文件是員工所得與國稅局（IRS）預期報告內容之間的主要橋樑。表格包含五個主要部分：

• 薪資詳情：年度內的總工資、小費、獎金及其他報酬
• 聯邦預扣稅：根據員工的W-4申報，從薪資中扣除的聯邦所得稅總額
• 社會安全與醫療保險貢獻：薪資扣繳，用於建立未來福利的權利
• 州與地方稅資訊：適用於徵稅管轄區內員工的州或地方所得稅扣繳
• 稅前扣除與福利：退休帳戶、健康保險費用及其他員工福利的薪資扣減

雇主必須向員工與國稅局提供副本，建立一個責任追蹤系統，以防止報稅資料出現差異。

員工尚未收到W-2時

雖然1月31日的郵戳截止日期是固定的，但郵寄延遲仍可能發生。若你的W-2尚未收到，第一步應該是直接聯繫人力資源或薪資部門。確認你的目前地址很重要，因為寄到舊地址的W-2可能會在途中遺失。

許多現代雇主現在提供透過安全門戶網站的電子存取。檢查公司線上的員工福利或薪資系統，可能可以立即下載表格，無需等待郵寄。

若雇主未回應，你也可以直接向國稅局求助。撥打1-800-829-1040，提供你的社會安全號碼、雇主資訊與就業日期，讓稅局代表你請求缺少的文件。國稅局會透過其工資與收入記錄（Wage and Income Transcript）服務，保存你申報的資料。

若在4月15日截止日前仍未取得必要的W-2，你可以採取兩種補救措施：一是申請六個月的延遲申報（Form 4868），但這只延後申報時間，不影響應繳稅款；二是使用Form 4852，根據你的最終薪資單估算收入與扣繳，並在W-2到達後進行修正，這可能需要後續修正申報。

不合規的財務與法律後果

未遵守W-2發放義務的雇主，將面臨逐步升高的罰款，罰款金額依照遲交時間而定。2024年申報的罰款結構如下：

• 逾期30天或更短時間：$60 每份表格
• 逾期31天至8月1日：$120 每份表格
• 8月1日後或未申報：$310 每份表格
• 故意違規：$630 每份表格

這些罰款是按每份表格與每位收件人計算的。假設一家公司有10名員工，並在九月才提交W-2，則每份表格罰款為$310 ，每位員工兩份（寄給IRS與員工本人），合計每人(，總計約)。10人公司僅罰款就高達6,200美元（未含利息，稅局會將利息加入罰款中）。

此外，雇主還可能面臨執法行動、稽查風險，並損害其與稅務機關的合規記錄。

為何準時合規很重要

雇主必須在1月31日前準備好W-2，並非隨意的官僚程序，而是確保員工能準時且正確申報的機制。若公司延遲或未提供這些表格，不僅讓員工陷入困境，也會讓公司面臨重大財務風險。了解這些義務，有助於雇主保持合規，也幫助員工取得必要的文件，履行自己的稅務責任。