雇主 W-2 報稅截止日期：工作何時必須寄出 W-2 表格？

每年報稅季，員工都面臨一項重要任務：收集相關文件以準時申報稅務。其中最重要的文件之一就是來自雇主的W-2表格。如果你在稅務年度內換了工作，前任雇主仍有法律義務提供這份關鍵的稅務文件，無論你離職的原因為何。但雇主究竟何時必須寄送這些表格？若未能履行義務，會面臨哪些後果？

了解W-2表格：雇主必須報告的內容

在了解截止日期之前，先理解W-2表格的基本意義。W-2表格，正式名稱為工資與稅款報表，是雇主用來記錄員工全年工資和薪資資訊的主要文件。雇主必須將副本提交給每位員工，以及直接送交國稅局（IRS）。

W-2表格包含多個關鍵部分，構成正確報稅的基礎：

薪資詳情。 收入部分記錄你在稅務年度內的總工資、小費及其他補償。

聯邦所得稅預扣。 顯示雇主根據你的預扣選擇，從薪資中扣除的聯邦所得稅總額。

社會安全與醫療保險貢獻。 記錄你為社會安全和醫療保險所繳納的款項，這些將影響你未來的福利資格。

州與地方稅款資訊。 若你在有所得稅的州或地方工作，W-2會顯示已扣繳的州稅和地方稅金額。

退休與福利扣款。 其他部分可能列出退休計劃供款、透過稅前薪資扣除的健康保險費用，以及雇主提供的其他福利。

準確的W-2資訊對於正確申報聯邦和州所得稅至關重要。若你的申報收入與W-2資料不符，將引起IRS的審查，甚至可能收到追蹤通知。

1月31日截止：雇主何時必須寄送W-2

美國國稅局（IRS）明確規定：雇主必須在次年1月31日前，將W-2表格寄送給所有現任及前任員工。若1月31日遇上週末或假日，截止日會順延至下一個工作日。這個時間安排，讓員工有充足時間準備並在4月15日的報稅截止日前完成申報。

這個截止日對所有雇主一視同仁，無論公司規模或行業大小。單人經營的個人企業主與擁有數千員工的跨國公司，都有相同的申報義務。標準化的日期，讓員工大約有2個半月的時間，整理資料並向IRS提交報稅。

如何向前任雇主索取W-2

如果到了2月初仍未收到W-2，考慮郵寄時間可能還在路上，因為郵寄可能超出郵戳日期。但若已過了1月31日，仍未收到表格，就應該採取行動。以下是你的選擇：

聯繫前任雇主的薪資部門。 直接聯絡人力資源或薪資部門，這些部門負責W-2的發放。請求他們將表格寄送到你的現用地址或電子郵件，並詢問預計送達時間。如果你已搬家，W-2可能寄到舊地址，確認你的聯絡資訊能快速解決問題。

透過線上平台取得W-2。 許多現代雇主提供安全的線上平台，讓員工可以電子下載W-2。若你的前任雇主提供此服務，登入帳號即可直接下載，通常是最快的取得方式。

向IRS請求協助。 若多次聯絡雇主仍未收到W-2，則可請求IRS介入。撥打1-800-829-1040，提供你的個人資料（姓名、地址、社會安全號碼、電話）、雇主聯絡資訊、工作期間及最後薪資單上的預估收入。IRS會聯絡你的前任雇主，要求提供缺少的表格。

在未收到W-2的情況下申報。 若接近4月15日截止，仍未取得W-2，有兩個選擇：

一是申請延長申報期限，使用表格4868，延長六個月的申報時間。請注意，延長只延後申報，不延後繳稅。你仍需在4月15日前估算並繳納應付稅款，待取得W-2後再提交完整報稅表。申請延長後，可透過建立IRS線上帳戶，申請取得工資與收入明細（Wage and Income Transcript），此資料與雇主報給IRS的資訊相符，但通常要等到6、7月才能收到。

二是立即用表格4852（雇主提供的替代表格）自行估算收入與預扣稅款。此方式較為繁瑣，若實際W-2與估算差異較大，日後仍需補交修正申報。若稅務情況較複雜，建議諮詢專業稅務人員，以確保申報正確，避免後續問題。

雇主未在截止日之前提交W-2的後果：罰款與法律責任

IRS非常重視W-2的申報義務，若雇主未在1月31日前寄送或未向員工提供W-2，會受到嚴重的罰款。罰款金額依照遲交時間逐步累計：

提前遲交（30天內）： 每份罰60美元。

較長遲交（31至60天）： 每份罰120美元。

嚴重遲交（超過60天或未提交）： 每份罰310美元。

故意違規： 若雇主明知故犯，故意不申報，罰款升至每份630美元。

重要的是要理解：每份W-2的副本都會被計算在內。每位員工，雇主需提供一份給員工，另一份送交IRS。以一個有10名員工的公司為例，若在8月1日後才提交W-2，則會面臨20次罰款（每個員工兩份），總罰款高達6,200美元。再加上IRS的標準利息，罰款可能進一步增加。

舉例來說：一個有15名員工的小企業，若在9月才提交W-2，則罰款為15×2×310美元＝9,300美元（未計利息）。這樣的高額罰款，強調雇主必須提前準備，避免遲交。

對於屢次違規的雇主，IRS可能不僅罰款，還會進行稽查或監控。總結來說，雇主有強烈的經濟動力，務必按時完成W-2申報。員工若未及時收到W-2，也可以向IRS求助，確保不會因雇主違規而受到罰款。