企业何时必须提交W-2表？IRS截止日期、要求及未按时提交的后果

税季给每个人带来压力——但如果你是雇主，压力还包括遵守国税局设定的严格截止日期。其中一项关键义务：在特定日期前向员工发送W-2表格。如果你是等待该表格的员工，或是关心自己申报责任的企业主，以下是你需要知道的内容。

关键截止日期：法律实际规定了什么

国税局对此非常明确：所有雇主必须在次年1月31日前将W-2表格寄送给员工。对于2023纳税年度的收入，这意味着截止日期是2024年1月31日。如果该日期碰到周末或节假日，截止日期会自动顺延到下一个工作日。

这适用于美国的每一位雇主——没有例外。无论你是邮寄还是电子发送，必须在该日期前盖邮戳或送达。为什么是1月31日？这给员工提供了整整2.5个月的时间收集资料并在4月15日的纳税截止日前完成申报。

未在此日期前完成的公司，不仅仅是组织不善——这是违反联邦法律。

了解W-2：它包含哪些信息

在了解截止日期和罚款之前，让我们澄清一下W-2到底是什么。W-2表格，正式称为工资和税务报表，是雇主用来告诉国税局(以及员工)某人赚了多少钱以及预扣了哪些税款的文件。

你的W-2会详细列出：

• 你一年的总收入——工资、薪金、小费、奖金及其他补偿
• 联邦所得税预扣，根据你的W-4申报情况
• 社会保险和医疗保险缴款，你和雇主支付的部分，关系到未来的福利
• 州和地方税预扣（如适用）
• 其他扣除和税前缴款，如健康保险费或退休计划存款

国税局会收到一份副本。你也会收到一份副本。且这些信息必须与你在税表上的申报一致——如果不一致，国税局会与你联系。

为什么雇主会错过截止日期(以及如何解决)

生活总会发生意外。工资系统崩溃。人力资源部门在繁忙季节压力山大。但重点是：这些都不能成为国税局接受的借口。截止日期是不可谈判的。

如果你是员工，直到2月底还没收到你的W-2，不要立刻惊慌——邮寄比电子邮件慢。但如果已进入春季，你仍未收到，务必采取行动。

第一步： 直接联系你前雇主的人力资源或工资部门。请求他们重新寄送到你当前的地址(如果你搬家，W-2可能寄到了旧地址)。询问预计何时能收到。

第二步： 查看你的雇主是否提供在线访问。许多公司现在在安全的员工门户网站上托管W-2，你可以立即下载。登录后获取你的副本。

第三步： 如果你多次尝试都未得到回应，拨打国税局电话1-800-829-1040。准备好你的社会保险号、雇主的名称和联系方式、你的雇佣日期，以及你最后一份工资单上的收入估算。国税局会追查你的雇主并要求提供表格。

最后一招： 如果距离4月15日还剩不多时间，你有两个选择。使用表格4868申请六个月的延期，或立即用表格4852(W-2替代表格)，用你最好的估算申报收入和税款。只要知道，如果你的估算与后来收到的实际W-2差距太大，你需要修正申报。

经济惩罚：雇主面临的罚款有多高

这里开始涉及到公司要付出真金白银了。国税局不仅会发出友好的提醒，当雇主未能按时提交W-2时，还会逐步加重罚款每一份未按时提交或迟交的表格都要罚款。没有总额上限。

以2024年纳税年度的罚款结构为例：

• 迟交30天以内： $60 每份
• 31天到8月1日： $120 每份
• 8月1日之后或未提交： $310 每份
• 故意忽视申报要求： $630 每份

举个例子。假设一家中型公司有10名员工，完全忘记及时寄送W-2，直到九月才邮寄。它们的罚款如下：

每份W-2会有两次罚款——一份是国税局副本的罚款，一份是员工副本的罚款。共20份，$310 每份罚款= $6,200。再加上国税局自动附加的利息，可能总共欠款超过$7,000。

如果是一家50名员工的公司犯同样的错误？罚款总额可能超过$31,000。

如果国税局能证明雇主故意忽视申报义务，罚款会更高——每份$630的罚款会瞬间将$6,200变成$12,600。

这不仅仅关乎金钱的重要性

是的，罚款很痛。 但背后还有更重要的事情。当雇主未能及时寄送W-2：

• 员工无法按时申报税款，可能会被罚款
• 国税局掌握了收入已赚取但未正式申报的证据——可能引发审计
• 企业会被贴上组织混乱的标签，影响招聘和留人
• 反复违规可能导致国税局审计和更严格的审查

所有人都应知道的底线

对于雇主： 何时必须寄送W-2？1月31日，毫无例外。现在就把这个日期记在日历上。错过这个截止会导致数千美元的罚款和利息，损害员工关系，还会引起国税局关注。提前在1月中旬设定内部截止，留出缓冲时间。

对于员工： 如果到2月中旬还没收到，开始打电话追问。不要等到4月1日。越早追查，越有时间准确申报。

W-2的截止日期不是随意的日期——它是具有法律约束力的要求，后果严重。遵守的雇主可以避免麻烦，跟进未收到表格的员工也能避免申报灾难。大家都赢。