Ваш полный гид: как долго следует хранить счета и банковские выписки?

Управление финансовой документацией не обязательно должно быть сложным. Главное — точно знать, как долго следует хранить счета и банковские выписки, а затем организовать их разумно. Давайте разберёмся, что действительно нужно сохранять, а что можно безопасно утилизировать.

Правильный способ хранения финансовых документов

Прежде чем перейти к срокам хранения, поговорим о способах хранения. Как вы храните свои записи, так же важно, как и то, как долго их нужно хранить.

Цифровое хранение: современный подход

Сканирование документов и хранение их на внешнем жестком диске дает вам гибкость. Вы можете получить доступ к файлам из любой точки, защитить их паролями и снизить физический беспорядок. Многие считают этот метод удобным и безопасным.

Физическое хранение: надежный вариант

Некоторые предпочитают хранить бумажные копии в огнеупорных сейфах или сейф-боксах. Это исключает зависимость от технологий. Для действительно важных документов — свидетельств о рождении, страховых полисов, завещаний — идеально подходит сейф в банке.

Облачные решения

Облачное хранение обеспечивает доступность, но требует доверия к мерам безопасности провайдера. Надежные сервисы используют шифрование и межсетевые экраны, хотя риск сбоев серверов остается.

Как долго следует хранить банковские выписки и связанные с ними документы?

Срок хранения зависит от типа документа и его назначения.

Стандартные банковские и кредитные выписки

Храните выписки со всех счетов как минимум один год. Если вы перешли на электронные выписки, большинство банков позволяют скачать их с сайта. Федеральное законодательство требует хранить записи пять лет, поэтому при необходимости можно запросить более старые выписки.

Для налоговых целей: правило 7 лет

Это очень важно. IRS может провести аудит через три или даже семь лет после подачи декларации. Храните налоговую декларацию и все подтверждающие документы — включая банковские выписки — как минимум семь лет. В подтверждающие документы входят:

• формы W-2 и 1099
• брокерские выписки
• квитанции об оплате обучения
• записи о благотворительных пожертвованиях
• документы о медицинских расходах
• счета за коммунальные услуги для домашнего офиса (если вы заявляете налоговые вычеты)

Аннулированные чеки

Храните аннулированные чеки как минимум один год для сверки. После этого их можно утилизировать, если они не связаны с налоговыми вычетами. В случае необходимости ваш банк может предоставить копии чеков в течение пяти лет.

Счета и записи по коммунальным услугам

Большинство счетов можно выбросить после одного месяца после оплаты. Исключение составляют счета, подтверждающие налоговые вычеты — например, счета за коммунальные услуги домашнего офиса или медицинские расходы — их следует хранить минимум три года.

Защита информации при утилизации

Никогда не выбрасывайте финансовые документы в мусор. Мошенники активно ищут утилизированные выписки с личной информацией. Вместо этого всегда измельчайте счета, банковские выписки, старые кредитные карты и подобные документы перед утилизацией.

Создание личной системы хранения

Идеальный подход сочетает несколько методов хранения. Например: сканируйте важные документы и сохраняйте их на зашифрованном внешнем диске, оригиналы храните в огнеупорном сейфе семь лет, а текущие счета — в доступной папке.

Ваша система должна отвечать на два вопроса: Можете ли вы найти документы, когда они понадобятся? Защищены ли они от несанкционированного доступа?

Знание того, как долго нужно хранить счета и банковские выписки, и правильная организация хранения помогают держать финансы в порядке и под защитой. Пересматривайте свою систему ежегодно и при необходимости вносите изменения в соответствии с новыми руководящими принципами IRS или изменениями в жизни.