Сроки подачи формы W-2 работодателем: когда компании должны разослать формы W-2?

Каждую налоговую кампанию сотрудники сталкиваются с важной задачей — собрать документацию для своевременной подачи налоговой декларации. Одним из самых важных документов является форма W-2 от вашего работодателя. Если вы меняли работу в течение налогового года, ваш бывший работодатель обязан по закону предоставить этот важный налоговый документ независимо от обстоятельств вашего увольнения. Но когда именно работодатели должны отправлять эти формы, и какие последствия их ждут в случае невыполнения обязательств?

Понимание формы W-2: что должны отчитывать работодатели

Прежде чем перейти к срокам, важно понять, что представляет собой форма W-2. Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», является основным документом, который работодатели используют для учета заработка и налоговых удержаний своих сотрудников за год. Работодатели обязаны предоставлять копии как сотрудникам, так и напрямую IRS.

Форма W-2 содержит несколько ключевых разделов, которые лежат в основе правильной налоговой отчетности:

Детали компенсации. Раздел о доходах фиксирует ваши общие заработки, чаевые и другие виды компенсации за налоговый год.

Удержание федерального подоходного налога. Этот раздел показывает сумму федерального налога, удержанного работодателем из вашей зарплаты на основе ваших выборов по налоговым удержаниям.

Взносы в социальное обеспечение и Medicare. Этот сегмент документирует ваши взносы в социальное обеспечение и Medicare, что важно для определения права на будущие выплаты.

Информация о налогах штата и местных налогах. Для тех, кто работает в штатах или муниципалитетах с налогами на доходы, в форме отображаются суммы удержаний для этих целей.

Взносы в пенсионные и пособия. Дополнительные разделы могут показывать взносы в пенсионные планы, страховые взносы на здоровье, удерживаемые через предналоговые схемы, и другие льготы, предоставляемые работодателем.

Точная информация из формы W-2 необходима для правильной подачи федеральных и штатных налоговых деклараций. Любые расхождения между заявленным доходом и данными W-2 могут привлечь внимание IRS и вызвать дополнительные проверки или запросы.

Срок 31 января: когда работодатели должны отправлять формы W-2

IRS установил четкое юридическое требование: работодатели должны разослать формы W-2 всем текущим и бывшим сотрудникам до 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, этот срок автоматически переносится на следующий рабочий день. Такой срок дает сотрудникам достаточно времени подготовиться и подать налоговые декларации до крайнего срока — 15 апреля.

Этот срок одинаково обязателен для всех работодателей, независимо от размера компании или отрасли. ИП с одним сотрудником и крупная международная корпорация с тысячами работников обязаны соблюдать одинаковые требования по срокам. Стандартизация даты обеспечивает сотрудникам примерно 2,5 месяца на сбор документов и подачу декларации в IRS.

Как получить свою форму W-2 у предыдущего работодателя

Если в начале февраля вы еще не получили свою форму W-2, разумно дать себе немного дополнительного времени, поскольку почтовая доставка может занять больше времени. Однако, если уже прошел срок 31 января, и вы все еще не получили документ, стоит предпринять действия. Вот ваши варианты:

Обратиться в отдел кадров или бухгалтерию бывшего работодателя. Свяжитесь напрямую с отделом кадров или бухгалтерией, так как именно эти отделы отвечают за выдачу W-2. Попросите отправить форму на ваш текущий адрес или электронную почту и уточните предполагаемую дату доставки. Если вы переехали после увольнения, форма могла быть отправлена по устаревшему адресу — подтверждение актуальных контактных данных поможет быстро решить проблему.

Получить W-2 через онлайн-портал. Многие современные работодатели предоставляют электронный доступ к формам W-2 через защищенные онлайн-платформы. Если ваш бывший работодатель предлагает такую услугу, войдите в свой аккаунт и скачайте форму напрямую. Это зачастую самый быстрый способ получить нужный документ.

Обратиться за помощью в IRS. Если ваш бывший работодатель отказывается отправить W-2 несмотря на многочисленные запросы, вы можете обратиться в IRS за помощью. Позвоните по номеру 1-800-829-1040 и предоставьте свои личные данные (имя, адрес, номер социального страхования, телефон), контактные данные работодателя, даты работы и ориентировочную сумму заработка по последней зарплатной ведомости. IRS свяжется с вашим бывшим работодателем и потребует предоставить недостающий документ.

Подать налоговую декларацию без W-2. Если приближается срок 15 апреля, а у вас нет нужных документов, есть два варианта:

Первый — запросить продление подачи декларации, заполнив форму 4868. Это даст вам дополнительные шесть месяцев на подачу. Учтите, что продление только отсрочит срок подачи, а не оплату налогов. Вам нужно будет оценить и оплатить налоговые обязательства до 15 апреля, а затем подать полную декларацию после получения W-2. После получения продления можно запросить у IRS «Транскрипт заработка и доходов» (Wage and Income Transcript), создав онлайн-аккаунт. Этот транскрипт содержит ту же информацию, что и форма W-2, отправленная работодателем, хотя доставка обычно занимает до июня или июля.

Второй — подать декларацию сразу, используя форму 4852, которая служит заменой W-2. В ней вы можете примерно оценить свой доход и удержания на основе имеющихся платежных ведомостей. Учтите, что если фактическая форма W-2 существенно отличается от ваших расчетов, придется подать исправленную декларацию. В сложных случаях лучше обратиться к налоговому специалисту, чтобы минимизировать ошибки и возможные штрафы.

Что происходит, если работодатели пропускают срок подачи W-2: штрафы и последствия

IRS серьезно относится к обязательствам по подаче форм W-2 и налагает значительные штрафы на работодателей, которые не успевают отправить формы до 31 января или не предоставляют их сотрудникам. Структура штрафов зависит от того, насколько поздно формы были поданы:

До 30 дней после срока. За формы, поданные в течение 30 дней после 31 января, штраф составляет 60 долларов за каждую форму.

От 31 до 60 дней. За формы, поданные с 31 по 60 день после срока, штраф — 120 долларов за форму.

Более 60 дней или не поданные вовсе. За формы, поданные после 1 августа или не поданные вообще, штраф — 310 долларов за форму.

Намеренное игнорирование. Если работодатель сознательно уклоняется от подачи, штраф увеличивается до 630 долларов за форму.

Важно понимать, что IRS считает каждую копию отдельно. Для каждого сотрудника работодатель обязан предоставить одну форму сотруднику и подать другую — в IRS. Например, компания с 10 сотрудниками, которая отправит формы после 1 августа, заплатит штраф за 20 форм (по одной для каждого сотрудника и по одной для IRS), что обойдется в 6200 долларов только штрафов. К этому могут прибавиться стандартные начисления процентов IRS, что значительно увеличит сумму.

Приведем пример: малый бизнес с 15 сотрудниками, отправляющий формы в сентябре, заплатит 310 долларов за каждую из 30 форм (по две на каждого сотрудника), итого 9300 долларов штрафа до учета процентов. Такой крупный штраф — причина, по которой работодатели должны заблаговременно подготовить формы W-2 и не откладывать их на последний момент.

Для работодателей с повторяющимися нарушениями IRS может усилить контроль, включая проверки бизнеса или дополнительные меры принуждения. Очевидный вывод: работодатели имеют сильный финансовый стимул соблюдать сроки подачи W-2, а сотрудники, не получившие формы вовремя, могут обратиться в IRS за помощью, чтобы избежать штрафных санкций за несоблюдение работодателем требований.