Терміни подання форми W-2 роботодавцями: коли потрібно надіслати форми W-2?

Кожного податкового сезону працівники стикаються з важливим завданням — зібрати документи для своєчасної подачі декларацій. Одним із найважливіших документів є форма W-2 від вашого роботодавця. Якщо ви змінювали роботу протягом податкового року, ваш попередній роботодавець зобов’язаний надати цей важливий податковий документ незалежно від обставин вашого звільнення. Але коли саме роботодавці повинні надсилати ці форми, і які наслідки їх очікують у разі невиконання зобов’язань?

Розуміння форми W-2: що повинні повідомляти роботодавці

Перш ніж розглядати терміни, важливо зрозуміти, що таке форма W-2. Форма W-2, офіційно називається «Звіт про заробітну плату та податки», є основним документом, який роботодавці використовують для фіксації інформації про заробітки працівників протягом року. Роботодавці зобов’язані подавати копії як працівникам, так і безпосередньо до IRS.

Форма W-2 містить кілька ключових розділів, що є основою для правильного подання податкових декларацій:

Деталі компенсації. Розділ про заробіток фіксує вашу загальну заробітну плату, чайові та інші види компенсацій, отриманих протягом податкового року.

Утримання федерального податку на доходи. Цей розділ показує суму федерального податку, утриманого вашим роботодавцем із ваших зарплат відповідно до ваших обрань щодо утримань.

Внески до соціального страхування та Medicare. Цей сегмент документує ваші внески до соціального страхування та Medicare, що важливо для визначення прав на майбутні виплати.

Податки штату та місцеві податки. Для тих, хто працює у штатах або муніципалітетах із податками на доходи, у формі W-2 відображаються суми утримань для цілей штату та місцевих податків.

Відрахування на пенсійні та пільгові програми. Додаткові розділи можуть показувати внески до пенсійних планів, премії за медичне страхування, що утримуються через попереднє оподаткування зарплати, та інші пільги, надані роботодавцем.

Точна інформація у формі W-2 є абсолютно необхідною для правильного подання федеральних та штатних податкових декларацій. Будь-які розбіжності між вашими задекларованими доходами і даними W-2 можуть спричинити перевірку IRS і додаткові запити.

Терміни подання: коли роботодавці повинні надсилати W-2

IRS встановив чіткий юридичний обов’язок: роботодавці повинні розповсюджувати форми W-2 всім діючим і колишнім працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, цей термін автоматично переноситься на наступний робочий день. Це дає працівникам достатньо часу для підготовки та подання своїх декларацій до дедлайну 15 квітня.

Цей термін однаковий для всіх роботодавців, незалежно від розміру компанії або галузі. Індивідуальний підприємець з одним працівником і міжнародна корпорація з тисячами співробітників мають однакові вимоги до подання. Стандартизація дати забезпечує працівникам приблизно 2,5 місяці для збору документів і подання декларацій до IRS.

Як отримати свою форму W-2 від попереднього роботодавця

Якщо ви на початку лютого і ще очікуєте свою W-2, цілком логічно дати собі додатковий час, оскільки доставка поштою може затягнутися понад дату відправлення. Однак, якщо вже минуло 31 січня, і ви досі не отримали форму, потрібно діяти. Ось ваші варіанти:

Зв’яжіться з відділом кадрів або бухгалтерією колишнього роботодавця. Напряму зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії, оскільки саме вони відповідають за видачу W-2. Попросіть надіслати вашу форму на актуальну адресу або електронну пошту, а також уточніть орієнтовний термін доставки. Якщо ви переїхали після звільнення, можливо, форма була надіслана за старою адресою — підтвердження актуальної контактної інформації швидко вирішить цю проблему.

Отримайте W-2 через онлайн-портал. Багато сучасних роботодавців пропонують електронний доступ до документів W-2 через захищені онлайн-сервіси. Якщо ваш попередній роботодавець надає таку можливість, увійдіть у свій акаунт і завантажте форму безпосередньо. Це часто найшвидший спосіб отримати потрібний документ.

Зверніться до IRS за допомогою. Якщо роботодавець відмовляється надати W-2, незважаючи на кілька запитів, IRS може втрутитися. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040 і надайте свої особисті дані (ім’я, адресу, номер соціального страхування, телефон), контактні дані роботодавця, дати працевлаштування та орієнтовний дохід на основі останнього платіжного відомості. IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем і вимагатиме надати відсутній документ.

Подайте декларацію без W-2. Якщо ви наближаєтеся до дедлайну 15 квітня і не маєте необхідних документів, є два варіанти:

Спершу можете подати заявку на продовження терміну через форму 4868. Це дає додаткові шість місяців для подання декларації. Пам’ятайте, що продовження лише відкладає термін подання — не відстрочує сплату податків. Вам потрібно оцінити і сплатити будь-які належні суми до 15 квітня, а потім подати повну декларацію, коли отримаєте W-2. Після отримання дозволу на продовження можна створити онлайн-акаунт і запросити «Транскрипт заробітку та доходів» у IRS. Цей документ містить інформацію, яку ваш роботодавець подав до IRS, але його отримання зазвичай триває до червня або липня.

Альтернативно, можна подати декларацію негайно, використовуючи форму 4852 — замінник W-2. Ця форма дозволяє вам приблизно оцінити свій дохід і утримання, базуючись на платіжних відомостях. Зверніть увагу, що якщо фактична W-2 суттєво відрізнятиметься від ваших оцінок, доведеться подати виправлену декларацію пізніше. У складних випадках краще працювати з податковим фахівцем, щоб мінімізувати ризики помилок і штрафів.

Що трапляється, якщо роботодавці пропускають термін подання W-2: штрафи та наслідки

IRS серйозно ставиться до обов’язків щодо подання W-2 і накладає значні штрафи на роботодавців, які не дотримуються терміну 31 січня або не надають необхідну документацію працівникам. Структура штрафів залежить від того, наскільки запізно подаються форми:

Ранішні затримки (до 30 днів після дедлайну). За кожну форму, подану з запізненням до 30 днів, штраф становить 60 доларів.

Затримки від 31 до 60 днів. За форми, подані з затримкою від 31 до 60 днів, штраф — 120 доларів за форму.

Значні затримки (після 1 серпня або неподача). За форми, подані після 1 серпня або не подані взагалі, штраф — 310 доларів за форму.

Навмисне ігнорування. Якщо роботодавець навмисно ігнорує вимоги, штраф може сягати 630 доларів за форму.

Важливо розуміти, що IRS рахує кожну копію окремо. Для кожного працівника роботодавець має надати одну форму працівнику і подати ще одну до IRS. Наприклад, компанія з 10 працівниками, яка подає W-2 після 1 серпня, може отримати 20 штрафних випадків (по одній формі для кожного працівника і по одній — для IRS), що обійдеться у 6 200 доларів штрафу. Додатково можуть додатися відсотки та штрафи за прострочення.

Приклад: малий бізнес із 15 працівниками, що подає W-2 у вересні, заплатить 310 доларів × 30 форм (15 працівників × 2 копії), тобто 9 300 доларів штрафу, не враховуючи відсотки. Це показує, наскільки важливо заздалегідь готуватися до подання W-2.

Для роботодавців із повторними порушеннями IRS може посилювати контроль, включаючи аудит бізнесу або додаткові заходи контролю. Висновок очевидний: роботодавці мають сильний фінансовий стимул дотримуватися термінів подання W-2, а працівники, які не отримали своєчасно документи, можуть звернутися до IRS для захисту своїх прав і уникнення штрафів через недбалість роботодавця.